Polityka prywatności_obiekty noclegowe_wersja_1.2_25-02-2021

Poniżej przedstawiamy wszystkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych związanych z realizacją usługi noclegowej/pobytu zdrowotnego.

 I. Podstawa prawna
1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
2. Obecnie obowiązujące prawo krajowe, w tym m.in. ustawa  z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawa  dnia 29 sierpnia 1997r.o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych, rozporządzenie Ministra Gospodarki i pracy z dnia 19 sierpnia 2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie oraz akty prawa miejscowego wydane przez urząd gminy w zakresie ewidencji opłaty miejscowej („klimatyczne”).

II. Administrator Państwa danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych w obiektach noclegowych „Koniczynka”  i apartamenty jest Centrum Medyczne Karpacz Spółka Akcyjna z siedzibą w Karpaczu przy ul. Myśliwskiej 13, 58-540 Karpacz, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000094508, NIP: 611-24-26-842, REGON: 231093020, zwane dalej Administratorem.
    
 III. Podanie danych osobowych - uprawnienie czy obowiązek?
Chęć skorzystania z usługi noclegowej Administratora jest w pełni dobrowolna, ale jako przedsiębiorca jesteśmy zobowiązani do prowadzenia stosownej dokumentacji zgodnie z obowiązującym prawem. Odmowa podania przez Państwa danych skutkować będzie odmową rezerwacji czy udzielenia świadczenia noclegowego. W przypadku chęci otrzymania faktury za świadczenie usługi noclegowej niepodanie danych osobowych skutkuje niemożnością wystawienia żądanych dokumentów.  
W przypadku chęci skorzystania z usługi noclegowej, możliwe jest przetwarzanie przez Administratora danych osobowych osoby korzystającej z usługi noclegowej/pobytu zdrowotnego, niezbędnych dla jej realizacji bez konieczności uzyskania odrębnej zgody, co wynika z art. 6 ust.1 lit. a, b, c, f  RODO, który to pozwala na przetwarzanie danych osobowych m.in. w następujących sytuacjach:
1. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której strona jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
2. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
3. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.
Uzyskanie przez Administratora zgody na przetwarzanie danych osobowych będzie konieczne do celów innych niż wymienione powyżej, np. do celów marketingowych, przy czym za takie przetwarzanie danych nie uznaje się przetwarzania służącego bezpośrednio realizacji celów usługi noclegowej wskazanych w art. 6 ust. 1 lit a, b RODO, ale realizacji innych usług świadczonych przez Administratora.

IV. Źródło pozyskiwania danych osobowych
W związku z udzielaniem usług noclegowych dane osobowe podaje nam gość hotelowy, który korzysta z naszych usług. Proces pozyskiwania danych rozpoczyna się już od momentu rezerwacji pobytu noclegowego poprzez: kontakt telefoniczny, kontakt e-mail, dedykowaną stronę, przez pośrednika.

V. Zakres przetwarzanych danych osobowych
W celu realizacji usługi noclegowej zbieramy następujące, niezbędne do tego celu dane: imię, nazwisko, PESEL (w przypadku braku Pesel - data urodzenia), a w przypadku korzystania z miejsca parkingowego nr rejestracyjny pojazdu.
Mogą Państwo również podać nr telefonu kontaktowego i/lub adres email, który umożliwi nam kontakt z Państwem, lecz dane te nie są niezbędne do udzielenia świadczenia.
W czasie świadczenia usługi noclegowej Administrator tworzy dokumentację, w której zawiera się również pozyskane od Państwa dane dla celów Ewidencji opłaty miejscowej (tzw. klimatyczne).

VI. Cele przetwarzania danych osobowych
Każdy cel przetwarzania Państwa danych osobowych ma swoje umocowanie prawne.
 
A. Przed rozpoczęciem udzielania usługi noclegowej, ważne jest ustalenie Państwa tożsamości, co służy zarówno zabezpieczeniu Państwa interesów, jak i interesów Administratora. Potwierdzenie tożsamości odbywa się na podstawie dokumentu ze zdjęciem i może to być dowód osobisty lub paszport do wglądu dla personelu obsługującego.
Podstawa prawna : Art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
B. Dane kontaktowe: telefon, adres e-mail służą do potwierdzenia rejestracji, przeniesienia terminu rezerwacji z przyczyn od nas niezależnych, omówienia warunków przyjazdu i pobytu, itp. Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO.
C. Administrator Państwa danych osobowych prowadzi działalność gospodarczą i ma prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej w celu głównym przetwarzania danych osobowych
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO.
D. Administrator jako przedsiębiorca prowadzi księgi rachunkowe oraz podlega obowiązkom podatkowym. Wystawienie dla Państwa rachunku za udzielone świadczenie medyczne również wiąże się z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.  
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
E. Administrator jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji na potrzeby kontroli opłaty miejscowej, tzw. „klimatyczne”. Ewidencja winna zawierać: imię i nazwisko, adres zamieszkania, liczba dni, za którą osoba uiszcza opłatę. Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz na podstawie ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych w związku z bieżącą na dany rok Uchwałą Rady Miejskiej Karpacza w sprawie wprowadzenia oraz ustalenia wysokości stawki opłaty miejscowej, terminów jej płatności oraz sposobu jej poboru.

VII. Przekazywanie Państwa danych osobowych innym podmiotom
Administrator jako osoba prawna prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązany do dbania o poufność Państwa danych osobowych. W związku z kwestiami wynikającymi z prowadzonej działalności gospodarczej Administratora, w tym realizacją Państwa praw jako gościa pobytu noclegowego, dane osobowe są przekazywane innym odbiorcom, ze względu na istnienie obowiązku prawnego lub na podstawie podpisanych umów o współpracy oraz umów przetwarzania danych:
- Urzędowi Miasta Karpacz (Ewidencja na potrzeby opłaty miejscowej),
- dostawcy i serwisowi oprogramowania elektronicznego do rezerwacji pobytu,
- dostawcom usług prawnych w celu dochodzenia należnych roszczeń (kancelarie prawne, firmy windykacyjne)
- dostawcom usług pocztowych (przesłanie dokumentów), jeśli wcześniej Państwo nie wyrazili zgody na inną formę kontaktu (odebranie osobiście, droga elektroniczna).

VIII. Państwa uprawnienie do danych osobowych zbieranych przez Administratora
Administrator zapewnia Państwu prawo:
- dostępu do zbieranych danych,
- możliwości ich sprostowania (np. zmiana wskazanego adresu, telefonu),
- przeniesienia danych do innego administratora danych,
- ograniczenia ich przetwarzania,
- żądania ich usunięcia,
- do bycia zapomnianym,
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – cele marketingowe), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Jeśli Państwo wyrażą wolę skorzystania z wyżej wymienionych uprawnień należy skontaktować się z Administratorem danych:
- odwiedzając nas osobiście,
- pocztą tradycyjną,
- pocztą elektroniczną na adres e-mail: iodo@cmkarpacz.pl lub telefonicznie na numer telefonu 603 300 662.

IX. Czas przetwarzania i przechowywania danych osobowych
Po utworzeniu dokumentacji zawierającej Państwa dane mamy obowiązek przechowywania jej przez okres 3 lat od daty ich zaistnienia, ponieważ usługa ta może wiązać się z ewentualnym dochodzeniem roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych). W przypadku dochodzenia roszczeń na drodze sądowej i egzekucyjnej w/w okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu na czas prawomocnego zakończenia postępowania sądowego i ewentualnego postępowania egzekucyjnego. Cel ten wynika z przepisów kodeksu cywilnego. Po upływie okresu dochodzenia roszczeń Państwa dane w tym zakresie zostaną skutecznie usunięte (wersja papierowa) lub ulegną anonimizacji w wersji elektronicznej programu usług noclegowych (dane zamienią się w kod/szyfr uniemożliwiający ustalenie osoby, do której należą dane).
W przypadku wystawienia faktury związanej z Państwa pobytem oraz pobieraną opłatą miejscową („klimatyczne”) dokumenty są przechowywane przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstały. Cel ten wynika z obowiązku podatkowego ciążącego na Administratorze.

X. Kontakt w sprawie przetwarzania danych osobowych
Inspektor Ochrony Danych Osobowych - iodo@cmkarpacz.pl i pod numerem telefonu 883358127
Informujemy Państwa, że mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzorującego, czyli do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych jest niezgodne z obowiązującymi przepisami.